OSPAR / Memorandum d'entente: ICES

Memorandum d'entente entre la Commission OSPAR et le Conseil International pour l'Exploration de la Mer

CONSCIENTS que la Commission OSPAR (ci-après dénommée "OSPAR")

a. a une mission à remplir en vertu de la Convention pour la protection du milieu marin de l'Atlantique du Nord-est, signée à Paris le 22 septembre 1992;

b. recherche, en tant que de besoin, les conseils ou les services d’organisations régionales compétentes et autres organisations internationales compétentes et organismes compétents, afin d’intégrer les résultats les plus récents de la recherche scientifique. Les travaux devront être plus particulièrement liés aux activités entreprises en vertu de l'Article 6 de la Convention OSPAR et de l'Annexe IV y afférent;

CONSCIENTS que le Conseil International pour l'Exploration de la Mer (ci-après dénommé "le CIEM")

a. a pour objet de promouvoir et favoriser la recherche sur et l'étude de la mer, et en particulier de ses ressources vivantes;

b. met sur pied les programmes voulus et organise ces recherches et études en tant que de besoin, et qu'il publie et diffuse les résultats de ses travaux;

c. souhaite établir et conserver des rapports de travail avec d'autres organisations internationales aux objectifs connexes;

CONSCIENTS que OSPAR et le CIEM sont des organisations intergouvernementales tenues d’observer dans leurs travaux les normes imposées aux organismes publics;

CONSCIENTS que le Mémorandum d’entente entre OSPAR et le CIEM, qui est vieux de 10 ans, a besoin d’être actualisé mais que ceci ne devrait par porter atteinte à un examen supplémentaire ou à de nouvelles modifications plus importantes à la lumière du développement de la Stratégie marine européenne;

OSPAR ET LE CIEM sont donc parvenus à l’entente révisée suivante:

Informations et conseils scientifiques

1. Le CIEM fournira à OSPAR des informations et des conseils scientifiques, aux termes du présent mémorandum d’entente. Le CIEM et OSPAR se consulteront régulièrement sur les modalités qui permettraient d’améliorer et d’élargir plus encore leur coopération. Ces améliorations sont susceptibles, le cas échéant, d’impliquer des activités communes, comme par exemple des réunions communes d’organismes subsidiaires, voire même la création d’organismes subsidiaires conjoints.

Traitement des données

2. Le Secrétariat du CIEM jouera le rôle d'un centre de collationnement des données issues du programme coordonné OSPAR de surveillance continue de l’environnement ("CEMP") dans le cadre du programme conjoint de surveillance et d'évaluation d'OSPAR (JAMP), telles que :

a. des données sur les polluants observés dans les compartiments eau, sédiments et matière vivante du milieu marin;

b. des données résultant de la surveillance biologique (dont la surveillance des effets biologiques);

c. des données sur les nutriments et les effets d'eutrophisation issues du programme de surveillance continue de l'eutrophisation qui fait partie du CEMP.

3. Le centre de données du CIEM:

a. recevra les données issues de la surveillance et communiquées, dans le format convenu, par les Parties contractantes dans le cadre du CEMP;

b. se chargera de, ou fournira les éléments nécessaires à la validation de ces données en coopération avec les Parties contractantes concernées, et transfèrera ces données sur un matériel informatique adéquat fourni par le CIEM;

c. assurera l’accès approprié et adéquat aux données pertinentes en même temps qu’aux informations pertinentes relatives à leur qualité et leur comparabilité, détenues au CIEM;

d. selon les spécifications d’OSPAR et dans les temps impartis convenus avec OSPAR, préparera des séries de données et des produits qui seront utilisés par OSPAR pour les évaluations et d’autres produits, par exemple sous forme de cartes ou de tableaux, qui représentent les résultats des évaluations OSPAR;

e. s’assurera que les séries de données et les produits de données sont accessibles et archivés à long terme comme il a été convenu avec OSPAR.

4. OSPAR:

a. prendra les mesures nécessaires, conformément au JAMP et en coopération avec le Secrétariat du CIEM; afin d’évaluer les données communiquées au CIEM par les Parties contractantes;

b. tiendra le CIEM informé de toutes les évaluations connues, notamment les exigences du calendrier des travaux et du traitement des données;

c. fournira des spécifications pour les activités relatives aux données, y compris des spécifications sur l’accès aux données, leur validation, des séries de données et des produits d’évaluation des données;

d. encouragera la livraison ponctuelle des données selon les formats convenus par les Parties contractantes;

e. participera au développement de la normalisation des données inter-organisations et de l’harmonisation des produits de données.

5. Les modalités suivantes s’appliquent aux frais et à la politique applicable aux données:

a. lorsqu'une banque de données sera exclusivement réservée aux travaux d'OSPAR, OSPAR assumera les frais (dont une proportion normale des frais généraux) suscités par ladite banque de données;

b. lorsqu'une banque de données sera en partie exploitée aux fins des travaux d'OSPAR, et en partie aux fins des travaux du CIEM, travaux autres que l'assistance que ce dernier assure à OSPAR (y compris lorsque le CIEM entretient une base de données en partie pour un autre client), les frais (dont une proportion normale des frais généraux) suscités par ladite banque de données seront répartis entre OSPAR et le CIEM dans les proportions, telles que convenues, dans lesquelles la banque de données sera exploitée aux fins de chacun des objectifs;

c. l'accès aux données soumises aux fins du JAMP sera accordé conformément à la politique d'OSPAR applicable à la divulgation des données (appendice 3 au Règlement intérieur). Pour d’autres fins (assurance de qualité, contribution aux données, utilisation des données), la politique du CIEM relative aux données sera appliquée;

d. les produits informatiques pourront éventuellement être communiqués à des tiers après qu'OSPAR aura adopté les produits correspondants.

Programme de travail du CIEM

6. Chaque année, des consultations se tiendront entre le Secrétariat d'OSPAR et le Secrétariat du CIEM, consultations fondées sur les points proposés par les Comités OSPAR et leurs groupes de travail sur :

a. les informations et les conseils scientifiques à fournir; et

b. les activités de traitement des données à entreprendre;

pendant l'année civile suivante. Ces consultations devront avoir abouti au moins 10 semaines avant la réunion annuelle d'OSPAR.

7. Se fondant sur ces consultations, OSPAR adoptera un programme de travail pour le CIEM, programme qui stipulera clairement

a. les travaux, tant sur le plan des informations scientifiques que sur celui du traitement des données, qu'OSPAR confie au CIEM;

b. la somme qu'OSPAR devra verser au CIEM au titre de ces travaux.

Un programme à long terme a été mis au point et celui-ci sera examiné de temps en temps, par OSPAR, afin que le CIEM dispose d’une perspective des activités futures dans le cadre d'OSPAR.

Finances

8. Chaque année civile, OSPAR versera au CIEM une somme au titre des travaux qu'elle lui aura confiés. Le total à verser sera constitué par la somme de trois éléments (calculés conformément aux dispositions de l’annexe 1) :

a. un montant au titre des informations et des conseils scientifiques (calculé conformément aux dispositions de l’annexe 1);

b. un montant au titre des activités relatives aux données (calculé conformément aux dispositions de l’annexe 1);

c. un montant au titre des frais généraux (calculé conformément aux dispositions de l’annexe 2).

9. A titre de partie intégrante des consultations visées au paragraphe 4, le Secrétariat du CIEM remettra au Secrétariat d'OSPAR un devis (à l'exclusion des frais généraux) pour chacun:

a. des éléments d'information ou de conseil scientifique à soumettre, et

b. des activités relatives aux données à entreprendre

pendant l'année civile suivante, ventilés en têtes de chapitre reprises en annexe 1;

10. La somme due au titre de chacune des années civiles sera payée en quatre échéances, à savoir le premier jour ouvrable après les dates suivantes: 1er avril, 1er juillet, 1er octobre et 1er décembre, sous réserve de dispositions particulières nécessaires pour que les Parties contractantes OSPAR puissent effectuer des paiements directs au CIEM.

Dispositions administratives générales

11. OSPAR sera invitée à envoyer un observateur à la Conférence annuel scientifique du CIEM et aux réunions du Comité consultatif du CIEM.

12. a. Le CIEM sera invité à envoyer un observateur à toutes les réunions d'OSPAR et de ses comités et groupes de travail pertinents;

b. L'observateur du CIEM à la réunion annuelle d'OSPAR disposera d'une discrétion normale qui lui permettra d'accepter, au nom du CIEM, des amendements aux devis du CIEM.

13. Le CIEM rendra compte de ses activités à chacune des réunions annuelles d'OSPAR. Le rapport ainsi remis itémisera les programmes auxquels OSPAR a contribué, ainsi que les coûts correspondants. Le CIEM remettra par ailleurs à OSPAR les rapports de son Comité consultatif milieu marin, ainsi que les autres rapports et documents pertinents aux travaux d'OSPAR, tels que mis sur pied ou publiés par le CIEM.

14. OSPAR communiquera au CIEM les documents et rapports diffusés en vue de leurs réunions ainsi qu'en vue des réunions de leurs comités et groupes de travail, tels que pertinents aux travaux du CIEM.

Mémorandum d'entente

15. Au cas où la coopération entre OSPAR et le CIEM donnerait lieu à litige, les deux parties s'efforceraient de régler ledit litige par un accord conclu lors de consultations. Au cas où il s'avèrerait difficile de régler ledit litige, le président d'OSPAR nommerait une personne, le président du CIEM en nommant une lui aussi; ces deux personnes en inviteraient une troisième ayant les compétences voulues tout en n'étant ni employée par OSPAR ou par le CIEM ni détentrice d'un quelconque poste au sein de celles-ci ou du Conseil, à les assister à titre honoraire, afin d'étudier l'affaire et de recommander les modalités qui permettraient de régler le litige.

16. OSPAR et le CIEM pourront proposer des amendements au présent mémorandum d'entente ou se désister de ce dernier. Toute proposition de cette nature devra être faite au moins 10 semaines avant la réunion annuelle d'OSPAR si ladite proposition est faite par le CIEM, ou au moins 10 semaines avant la réunion statutaire annuelle du CIEM si elle est faite par OSPAR. Tout amendement quel qu'il soit entrera en vigueur au début de l'année civile qui suivra l'année ou l'amendement aura été agrée par le CIEM et par OSPAR. La dénonciation s'il en est entrera en vigueur une année civile entière après la réunion avant laquelle le préavis de dénonciation aura été signifié.

17. Le présent mémorandum d'entente remanié remplacera et annulera le mémorandum d'entente de 1995 à compter du 1er janvier 2007. Le mémorandum d'entente convenu en 1995 continuera à être appliqué jusqu'au 31 décembre 2006. Toutefois, les Parties s’efforceront de respecter le présent mémorandum d’entente remanié dès sa signature.

ANNEXE 1

Coûts

Les frais ci-après, spécifiquement subis par le CIEM aux fins de la réalisation du programme de travail du CIEM approuvé par OSPAR, doivent être couverts par un versement effectué par celle-ci :

a. frais subis par le CIEM au titre des réunions de ses comités consultatifs, au prorata du temps consacré au programme de travail lors de ces réunions;

b. traitements des membres du personnel du Secrétariat, dont les pensions de retraite (avec une indication de l’effectif et des grades du personnel devant participé aux travaux);

c. frais de voyages et de séjours du Secrétariat et des présidents des comités consultatifs du CIEM (ou de leurs délégués) lors de la participation aux réunions des organismes subsidiaires d'OSPAR, spécifiquement aux fins du programme de travail;

d. frais d’ordinateurs;

e. coûts de tout travail au titre duquel le CIEM propose de faire appel à un consultant ou à un sous-traitant;

f. autres dépenses de fonctionnement.

ANNEXE 2

Frais généraux

Les frais généraux seront calculés moyennant un pourcentage de frais généraux imputés aux dépenses directes de traitement subies au titre de chacune des activités inscrites au programme de travail du CIEM.

Le pourcentage de frais généraux se calcule sous la forme d’un ratio entre le total des frais généraux et le total des dépenses directes de traitement. Les éléments suivants sont inclus dans les frais généraux :

a. investissements dans le matériel informatique et les biens d’équipements;

b. administration financière centrale et administration du personnel;

c. dépenses de soutien et d’entretien au matériel informatique;

d. une part équitable des frais d’impression;

e. loyer des locaux;

f. autres frais de bureau.